كيفية تخطيط الأولويات بسهولة وفعالية باستخدام مصفوفة ايزنهاور

كلما تحدثنا عن الإنجاز والإنتاجية تأتي في مقدمة المشكلات معاناة التشتت والإحساس بالتخبط. تبقي المشكلة القائمة دوما أننا نشعر بأننا نعمل كثيرا كما لو كنا “ندور في ساقية” دون الشعور بإنجاز يذكر ودون الاحساس الكامل بالرضا عن النفس! إذا كانت هذه مشكلتك عزيزتي ماما فهذه مشكلة أغلبنا إلا من رحم ربي! لذا فلا تثقلي نفسك باللوم وجلد الذات. خذيها من نور التي توقفت عن جلد الذات وأخيرا  🙂

كيف نحل مشكلة العمل الكثير دون الشعور بالرضا عما أنجزناه إذن؟!

مادمنا نتحدث عن عدم الانجاز فهذا معناه أحد ثلاثة أمور

• إما أنك تعانين من عدم وجود الوقت الكافي لانجاز ماعليك انجازه وقد كتبت سابقا خطوات عملية للتغلب علي ضيق الوقت وضعف الانجاز.
• أو أنه لديك أطفال صغار يهلكون وقتك وطاقتك وقد كتبت أيضا حلول عملية لتستطيعين العمل من منزلك في وجود أطفال دون الخامسة.
• .أو أنك لا تقومين بوضع خطة عمل تقومين فيها بتخطيط أولوياتك وترتيب مهامك

إن كانت مشكلتك هي الثالثة ففي هذه التدوينة سأريك خطوة بخطوة كيفية تخطيط الأولويات باستخدام ما يسمي بمصفوفة ايزنهاور The Eisenhower Matrix من أجل  To Do List أكثر دقة وفعالية وانجاز.

من هو ايزنهاور؟

ايزنهاور هو أحد رؤساء الولايات المتحدة ممن اشتهروا بعمل انجازات وتطورات هائلة لنهضة بلاده مثل اطلاق الانترنت وعمليات استكشاف الفضاء عن طريق وكالة ناسا. 

قبل أن يتولي الرئاسة كان أحد قادة الجيش الأمريكي الكثر تأثيرا ونشاطا وانتاجية حيث ابتكر الكثير من أدوات تنظيم الوقت ورفع الكفاءة حتي أن استراتيجياته تم تدريسها لعشرات السنين بعده.

كيفية تحديد وتخطيط الأولويات باستخدام مصفوفة ايزنهاور..

مصفوفة ايزنهاور أو كما يسميها البعض مصفوفة الهام والعاجل هي مصفوفة من مستويين كما بالصورة. المستوي الأفقي يرتب المهام حسب مدي حساسيتها للوقت والمستوي الرأسي يرتب المهام حسب مدي أهميتها. تستخدم المصفوفة لحصر المهام المطلوبة في 4 مناطق مختلفة في درجات الوقت والأهمية. تساعدك هذه المناطق علي ترتيب أولوياتك الحقيقية وتضع لك ما يشبه خارطة طريق مصغرة لكيف يجب أن يسير يومك.

لا تحتاج هذه المصفوفة لأكثر من دقيقتين لحصر مهامك المطلوبة وترتيبها وبالتالي ستساعدك المصفوفة علي اتخاذ القرار الصحيح بشأن ترتيب يومك. 

المربع الأول: المهم والعاجل

وهو مساحة الخطر التي يجب عليك القيام بما فيها من مهام أولا. هذه المهام هي التي إما ستتسبب في حدوث مشكلة إن لم يتم انجازها أو أنها ستؤثر سلبا علي يومك.

مثال: 

1. كتابة مقال معين لمدونتك
2.  انهاء عمل يجب عليك تسليمه للعميل اليوم
3. ارسال طلبات تم طلبها منك في مشروعك الالكتروني
4. موعد زيارة الطبيب لك أولأحد أفراد أسرتك

المربع الثاني: المهم والغير عاجل

وهو مربع المستقبل. يكنب في هذه المساحة ما يصنف أنه يساعد في بنائك أنت، تطوير حياتك، تحسين علاقاتك أو تعلم جديد.

مثال:

1. دراسة دورة في تنظيم الوقت
2. تعلم أحد لغات البرمجة
3. تعلم تعديل الصور أو الجرافيك ديزاين
4.  مكالمة أفراد العائلة أو الزيارات العائلية

وهكذا.. عادة ما يضيع هذا المربع رغم أهميته وسط زحام مهامنا إن لم نخطط له.

أحب هذه المصفوفة جدا لأنها تذكرني دوما بجدولة مهام هذا المربع فإن لم اتخذ اجراء يخصه أشعر أن الخطر قادم 🙂

المربع الثالث: الغير هام وعاجل

وهي الأشياء التي يجب انجازها لكنها ليست بقدر الأهمية التي تجعلك تقوم بها أو تشرف عليها بنفسك. لذلك الاجراء الأمثل في هذه الحالة هو إما ارجائها إلي ما بعد الانتهاء من مهام المربع الأول، أو تفويض شخص آخر للقيام بها.

مثال:

1. اعداد الطعام أو تنظيف البيت بالنسبة لي 🙂
2. تحضير حقائب السفر
3. الرد علي الايميلات

المربع الرابع: الغير هام والغير عاجل

مربع الهلاك، كل مايوضع في هذه المساحة هو غالبا من مهلكات الوقت ولذلك الاجراء الأمثل هو الغائه تماما لتفريغ مساحة من الوقت لانجاز أعمال مهمة أو إعادة استثمارها في الربح من هوايتك .مثال:

1. مشاهدة التليفزيون
2. تصفح حسابات التواصل الاجتماعي

في الحقيقة تعد هذه المصفوفة من أفضل أدوات اتخاذ القرار، استخدمها بشكل شخصي منذ عام 2010 ولم تخيب أملي يوما. 

عادة ما تؤدي هذه المصفوفة المهمة المطلوبة بنجاح مع الأشخاص ذوي الجدول المزدحم والمهام الكثيرة.

أعتقد جديا أن اليوم يكفي لعمل الكثير لكن ما ينقصه دائما هو التخطيط الجيد وترتيب الأولويات! 

أرجو أن تساعدك هذه التدوينة وورقة العمل المرفقة للتحميل علي ترتيب أولوياتك ومضاعفة انتاجيتك، وإن كان لك سؤال أو إضافة فمرحبا بها في التعليقات.